Ako na správny time manažment v práci?

30.01.2024 | Autor: Katarína Zelinková

Tento anglický výraz ste už určite niekde počuli. Doslovný preklad do slovenčiny znamená riadenie času, konkrétne vášho času, ktorý trávite napríklad v práci, s rodinou, priateľmi a pri rôznych činnostiach. V tomto článku sa zameriame na time manažment v zamestnaní, teda na to, ako si efektívne plánovať váš pracovný čas.

Time manažment dnes predstavuje rôzne postupy, nástroje a techniky pre zadeľovanie času tak, aby ste ho využili čo najefektívnejšie. Dobrá stratégia vám pomôže nielen všetko správne naplánovať, ale aj si stanoviť priority a ciele, tiež monitorovať a analyzovať čas strávený pri rôznych činnostiach. V pracovnej oblasti ho využijú najmä tí, ktorí pracujú v kreatívnych, administratívnych alebo obchodných odvetviach.

Ako si správne nastaviť priority?

Základom dobrého plánovania je určenie tých najdôležitejších vecí. Existujú rôzne techniky na určenie priorít, tou najznámejšou, ktorá sa mnohým osvedčila, je technika od Dwighta Davida Eisenhowera.

Eisenhowerova technika

Vychádza z predpokladu, že nie všetko, čo je urgentné, je zároveň aj dôležité. Pri určovaní priorít a plánovaní by sme mali vychádzať z nášho hodnotového rebríčka, pretože jednotlivé úlohy by mali byť naplánované podľa dôležitosti a urgentnosti. Keďže táto technika pracuje najmä s pojmami dôležitosť a urgentnosť, pozná 4 kategórie úloh:

• Dôležité a urgentné – ide o tie najdôležitejšie úlohy, ktoré musíte v práci splniť. Tým by ste sa mali venovať ako prvým a na ostatné prejsť až vtedy, keď budete mať tieto hotové. Môže ísť napríklad o ASAP úlohy, riešenie krízových situácii či požiadaviek od nadriadeného.
• Dôležité a nenaliehavé – úlohy bez konkrétnych termínov, ale zároveň sú veľmi dôležité a je potrebné ich urobiť. Príkladom takýchto úloh je budovanie vzťahov s partnermi, plnenie stanovených cieľov a tiež aj dovolenka.
• Nedôležité, ale urgentné - zvyčajne ide o rutinné alebo pravidelne sa opakujúce činnosti. Medzi takéto úlohy patrí napríklad odpisovanie na e-maily, odpovedanie na telefonáty či plánovanie stretnutí.
• Nedôležité a nenaliehavé – do tejto kategórie patria činnosti, ktoré môžete pokojne odkladať aj dlhšie a dostať sa k nim vtedy, keď nebudete mať na práci nič iné. Ide o čítanie spamových e-mailov, scrollovanie sociálnych sietí a iné.

Priority máte určené? Teraz je na rade plánovanie. Ideálne je na každý deň v práci si naplánovať, čo chcete za ten deň stihnúť. Snažte sa do denného plánu jednotlivé úlohy zaradiť tak, aby ich splnenie bolo realistické. Ku každej úlohe si pridajte odhad, ako dlho vám asi môže jej vypracovanie trvať. Ak nie ste fanúšikom tradičných zoznamov písaných na papieri, môžete využiť aj rôzne aplikácie, napríklad Trello, Evernote alebo Wunderlist.

Ako plniť úlohy čo najefektívnejšie?

Aj ten najlepší plán je zbytočný, ak sa neviete sústrediť a venovať stanoveným úlohám dostatočnú pozornosť. Ak s tým máte problém, môžete vyskúšať Pomodoro techniku, ktorá je pomenovaná podľa kuchynského časovača v tvare paradajky. Základom tejto techniky je to, že si váš pracovný čas rozdelíte na menšie bloky a prestávky. Realizuje sa tak, že sa 25 minút budete venovať nejakej úlohe a potom si na 5 minút dáte prestávku. Následne celý proces zopakujete, až kým neabsolvujete 4 pracovné bloky, po ktorých si dáte 15 minútovú prestávku. Pomodoro technika sa stala populárnou preto, lebo u mnohých ľudí naozaj funguje. Kratšie intervaly im umožňujú ľahšie sa koncentrovať a tiež pomáha aj fakt, že majú naplánovanú prestávku. Pri tejto technike, samozrejme, nemusíte nutne využívať kuchynský časovač. Môžete vyskúšať napríklad aj aplikácie v telefóne či stopky.

Pozor na rozptýlenia

Teraz už viete, ako určiť, čo je dôležité a ako byť efektívny pri plnení úloh. V realite sa však môžete stretnúť s tým, že sa nebudete vedieť sústrediť. Rozptyľovať vás môže všeličo, blikajúci displej telefónu, únava či kolegovia. Čo s tým? Ideálne je identifikovať, čo sú požierače vášho času. Môže to byť napríklad bezcieľne surfovanie po internete, prezeranie sociálnych sietí, odpisovanie na správy, online nakupovanie či príliš dlhé prestávky. Pokiaľ ide o rozptýlenia, ktoré sú online, pomôžu vám s nimi rôzne aplikácie. Môžete si napríklad nainštalovať aplikáciu, ktorá vám zablokuje prístup na konkrétne stránky na vopred určený čas.

Ak ste v strese alebo vám myšlienky neustále odbiehajú niekam inam, je dobré vyjsť von, prejsť sa a nadýchať sa čerstvého vzduchu. Tiež nič nepokazíte krátkym strečingom. V neposlednom rade k pohode pri práci napomáha príjemné pracovné prostredie a uprataný stôl. Spôsobom, ako prestať prokrastinovať sa venujeme aj v samostatnom článku.

Nastavenie správneho time manažmentu si vyžaduje disciplínu a snahu. Ide skôr o proces budovania nových návykov, preto nezúfajte, ak sa vám to zo začiatku nebude dariť. Možno budete musieť vyskúšať viacero rôznych techník a aplikácií, kým nájdete tie, ktoré vám vyhovujú. Pamätajte na to, že výsledok však vždy stojí za to, pretože ním je efektívne využívanie vášho času v práci. To vedie k zmierneniu stresu, lepším pracovným výkonom a vyššej pohode pri práci.

Nezabudnite na poistenie zodpovednosti zamestnanca

Minerálka vyliata na firemný laptop, služobný telefón padnutý do kanála alebo poškodené firemné auto, to je len pár príkladov situácií, ktoré sa naplánovať nedajú. A predsa sa dejú celkom často. Pre zamestnanca znamenajú nepríjemnosti v podobe neželaných výdavkov, lebo vzniknutú škodu musí zamestnávateľovi nahradiť. Preto odporúčame mať poistenie zodpovednosti zamestnanca za škodu, vďaka ktorému náhradu škody zaplatí vaša poisťovňa. Aj poistenie zamestnanca je jednou z vecí, ktoré prispievajú pracovnému pohodliu, lebo v prípade nechtiac spôsobeného poškodenia na firemnom majetku budete mať krytý chrbát.